Pourquoi est-ce que le transfert “en dehors des règles” de dossard est un enjeu dans l’organisation de courses

Les récents événements qui se sont déroulés au Marathon de Rimouski ont mis en lumière un défi qui prend de l’ampleur dans les événements de course à pied : les transferts de dossards.

Facilités grandement par les réseaux sociaux, les échanges de dossards d’une personne à une autre sont de plus en plus communs. Il y a d’ailleurs plusieurs sites web et groupes sur Facebook sur lesquels on peut vendre ou donner son dossard à une autre personne. C’est une bonne chose pour bien des gens qui arrivent parfois à minimiser les pertes financières qu’un abandon peut entrainer en revendant leur inscription. Cela rend même service quand notre planification de saison change soudainement et qu’un évènement qui affiche plein est intéressant.

Là n’est pas le problème, car plusieurs organisations permettent le transfert de dossards, gratuitement ou pour un frais de gestion, généralement jusqu’à une date assez près de l’évènement. J’ai eu la chance d’en discuter avec Michel Leblanc de W Communication, qui a d’ailleurs donné une entrevue à la radio sur le sujet et une chose est sure : cette tendance n’est pas près de s’éteindre. Je vais donc, après avoir présenté les défis que cela peut causer aux organisateurs, présenter des pistes de solution.

Problème 1 : les frais/le temps

Vous allez peut-être me dire que j’exagère, mais la gestion des transferts de dossards nécessite une dépense en argent, dans le cas d’une compagnie ou d’un organisme dans lequel les employés sont rémunérés ou en temps, dans le cas d’un organisme où les organisateurs sont bénévoles). Ce ne sont pas des couts énormes, mais ils peuvent avoir un impact. Ce cout de gestion se reflète dans le prix des courses et/ou dans la motivation des bénévoles qui peuvent devenir fatigués de jongler avec ces changements.

Une solution mise de l’avant par plusieurs organisations est de charger un frais de gestion lors du changement de dossard. Dans notre organisation, nous ne l’avons jamais essayé, car je pense que le frais de gestion demandé peut dissuader certaines personnes de procéder à un changement d’inscription officiel.

–À titre d’exemple, voici une situation typique illustrant ce qu’un changement de dernière minute entraine pour les organisateurs :

Nous sommes à plus ou moins 2 jours de la course, Jean-Pierre se désiste et offre son dossard à Suzanne dans le 10 km. Il avise alors de son intention par courriel. Étant si près de la date de l’évènement, les listes de coureurs ont déjà été envoyées aux chronométreurs officiels. La liste ne pouvant donc pas être modifiée, une requête de changement doit être complétée de façon manuscrite et remise le jour de l’évènement aux responsables du chronométrage qui doivent alors faire les changements, car il y en a parfois plusieurs.

Problème 2 : les résultats

Un évènement de course d’envergure se planifie 6 à 24 mois d’avance. Les gens derrière les courses sont souvent fiers d’offrir des évènements de qualité. Une partie de la qualité d’un évènement réside dans sa capacité à offrir des résultats fiables avec des parcours bien mesurés, une base de données complète et un chronométrage adéquat. Les changements de dossards non mentionnés à l’organisation nuisent à la qualité des résultats.

Certains argumenteront que si tu n’es pas dans les 10 ou 100 premiers, ce n’est pas grave d’avoir couru avec le dossard d’une personne qui est dans une autre catégorie que la tienne. Je ne suis pas d’accord. Plusieurs coureurs (e) aiment se comparer aux autres coureurs (e) de leur sexe et de leur groupe d’âge. On ne le sait pas, mais probablement que dans plusieurs événements, la dame qui arrive 15e/25 dans son groupe d’âge aurait pu être 12e/25 s’il n’y avait pas eu de transfert de dossard non mentionnés à l’organisation. À mon sens, c’est un manque de respect envers les autres participants, même si ça a l’air anodin.

  • Mise en situation :

Julie décide que pour reposer son pied, elle ne courra pas demain et offre son dossard au 5 km à Jean-Pierre. Évidemment, sous le nom de Julie, Jean-Pierre obtient un excellent résultat, soit un top 5 chez les femmes.

  • Encore plus mélangeant maintenant…

Rino fait le 5 km au lieu de Jean-Philippe (qui devait faire le 10 km) et termine en 35 minutes son 5 km. Les responsables du chronométrage ont donc à déterminer si Rino a bel et bien fait un top 5 chez les coureurs du 10 km ou s’il s’agit d’une erreur du coureur. Pas facile à savoir dans le feu de l’action et un casse-tête pour les organisateurs.

Problème 3 : la sécurité

Dans le cas où un coureur serait inconscient, son numéro de dossard permet de retracer rapidement différentes informations sur le participant. Les informations médicales, comme les allergies sont parfois à l’arrière du dossard, mais elles sont aussi parfois simplement reliées au coureur dans la base de données.

Pistes de solutions

Si j’avais les meilleures solutions du monde, je les mettrais en action avec plaisir. Comme je ne prétends pas les avoir, voici mes suggestions :

  1. Les organisations doivent tenter d’offrir la possibilité de transférer un dossard «légalement» le plus longtemps possible. Cela est difficile, car les derniers jours précédents un évènement sont toujours stressants et chargés, mais je crois qu’il faut en faire le plus possible. Comme mentionné ci-haut, je ne pense pas que c’est une pratique qui va changer, aussi bien s’adapter.
  2. Offrir un système de transfert de dossard en ligne. Cette solution implique des frais et un peu de temps pour le participant, mais enlève ce fardeau de l’organisation, ce qui règle le problème du point 1. Par contre, en général, plus c’est long et cher, moins les humains utilisent un service. Je serais vraiment curieux de connaitre le nombre d’échange du système automatisé du marathon d’Ottawa.
  3. Expliquer sur les sites d’événements pourquoi les transferts de dernière minute nuisent aux organisations. Cela peut faire partie de la solution. Par contre, si on commence à expliquer chaque décision sur le site des organisations, les sites web vont devenir des puits sans fond d’information. Peut-être qu’on fera plutôt un lien vers cet article?
  4. Offrir un kiosque sur place le jour de l’évènement pour gérer les transferts de dernière minute. Il faut avoir des bénévoles formés pour le faire et cela met une certaine pression sur l’équipe de chronométrage, mais ça peut être faisable, si le nombre de changements est limité.
  5. Que les participants arrachent la puce au verso du dossard. Ça peut marcher, mais probablement que les chronométreurs auront une petite panique s’ils voient qu’une puce ne déclenche pas de résultat dans leur ordinateur.
  6. Que tout participant s’assure d’aviser les organisateurs dans le délai le plus rapide avant le jour J. S’il ne peut le faire, qu’il en fasse mention aux organisateurs par la suite pour que les résultats soient ajustés.

Que pensez-vous de ces pistes de solution?

6 réflexions au sujet de “Pourquoi est-ce que le transfert “en dehors des règles” de dossard est un enjeu dans l’organisation de courses”

  1. Très bonne réflexion. Je crois que oui les organisations devront s’ajuster ainsi que les compagnies de chronométrage. La facilité de rejoindre d’autres coureurs étant grande avec les réseaux sociaux les échanges de dossards seront certainement un phénomène qui va augmenter et sortiront gagnantes ceux qui s’adapteront. Pour terminer avec Rimouski, il n’y a pas seulement le problème des transferts de dossards à travailler mais aussi celui de la communication. ..

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  2. Merci de soulever ces points pertinents. Je vous offre une piste de solution connexe a enlever sa puce. Serait-ce possible pour un coureur de demander un non-dit on on et rage, ou un chronométrage sans catégorie et se présentant a un kiosque de la compagnie de chronométrage avant la course. Ça serait moins complexe que de rentrer toute les nouvelles informations du participant. Quoique cela ne résoudrait la problématique de la sécurité.

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  3. Le fait qu’on doive s’inscrire tellement a l’avance, plusieurs mois, voir meme un an, et que cela soit encouragé souvent par des tarifs préférentiels, amplifie le phénomèene selon moi. On s’incrit en pensant être prets et on ne l’est pas, ou on se blesse et on sait a l’avance qu’on ne fera pas la course. Si nous pouvions “liberer” notre dossard en echange d’un remboursement, même s’il n’est pas complet, serait pour moi une belle solution. Les courses étant souvant sold out, cela ne ferait pas de difference pour le nombre de participants, ces dossards pourraient etre revendus les emaines précedents l’évenement.

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